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Pressemeldung

Raumbuchung mit Outlook – zahlreiche neue Möglichkeiten über die Standardfunktionalitäten hinaus

Mit der Outlook-Integration des Raumverwaltungssystems Book-IT von Nexxt Solutions können Unternehmen ihre Raumverwaltung um viele nützliche Funktionen erweitern. Raumbuchung inklusive Dienstleisterbuchung und -kommunikation, Besuchermanagement, digitale Beschilderung und vieles mehr kann einfach und verlässlich in der gewohnten Outlook-Arbeitsumgebung durchgeführt werden.

Vielseitige Zusatzfunktionen für eine zuverlässige und effiziente Besprechungsvorbereitung

Sobald man mehrere Räume nicht nur buchen, sondern auch organisieren und bewirtschaften muss – ggf. sogar noch an mehreren Standorten – übersteigt das schnell den Funktionsumfang, den Microsoft Outlook bzw. Microsoft Exchange anbietet. Um dennoch eine reibungslose Raumverwaltung inklusive aller notwendigen Ressourcen und Dienstleistungen in Outlook durchzuführen, liefert die Outlook-Integration des Raumbuchungssystems Book-IT die notwendigen Schnittstellen und Funktionserweiterungen:

  • Raumbuchung inklusive dazugehöriger Bewirtschaftung
  • Buchung von Dienstleistungen (Catering, Technik, Bestuhlung, Reinigungsservice etc. ) über mehrere Anbieter hinweg – gesammelt in einer Ansicht
  • Automatischer Informationsfluss über Änderung oder Stornierung an alle Beteiligten einer Veranstaltung (Teilnehmer und Services)
  • Einladung externer Teilnehmer 
  • Besuchermanagement

    • Anmeldung am Empfang
    • Reservierung von Parkplätzen
    • Vollautomatische Bestückung von elektronischen Besucherausweisen

  • Vollautomatische Bestückung von elektronischen Schildern (Türschild, Foyerdisplay, Arbeitsplatzschild)
  • Optimierung der Flächenauslastung (Intellibook)
  • Schnittstellen zu diversen Drittsystemen (Videokonferenzbuchung, Kostenabrechnung (z. B. SAP, LDAP, etc. )

Mehr als ein marktübliches Outlook Add-In zur Raumbuchung

Die Book-IT Outlook-Integration bietet mehr als ein gewöhnliches Outlook Add-In. Der Unterschied wird dadurch deutlich, dass das Raumbuchungssystem Book-IT tatsächlich vollständig in Outlook integriert ist. Alle Raumverwaltungsschritte können in einer Oberfläche durchgeführt werden. Die Raumbuchung ist direkt in Outlook möglich inklusive aller zusätzlichen Funktionen. Die Daten werden permanent zwischen Microsoft Exchange und Book-IT ausgetauscht, sodass jeder Mitarbeiter stets die aktuellen Informationen griffbereit hat. 

Einfache Datenmigration dank vollautomatischem Migrationstool

Mit einem von Nexxt Solutions entwickelten Migrationstool werden alle bestehenden Daten und Buchungen bei der Installation des Outlook Add-Ins aus dem existierenden Outlook des Kunden ausgelesen und vollautomatisch in die Raumverwaltungssoftware Book-IT überführt. Dadurch funktioniert der Einstieg bzw. Umstieg in eine ganzheitliche Raumverwaltung mit Outlook fließend, sodass die Anwender nahtlos von den neuen Funktionen profitieren können.

Weiterführende Informationen:

  • Raumbuchung mit Outlook
  • Digitale Beschilderung
  • Modul zur Flächenauslastung
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