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Raumbuchung intuitiv und verlässlich

Leichte Handhabung und automatisierte Abläufe unterstützen Sie im Arbeitsalltag

Bei einer Raumbuchung in Unternehmen durchlaufen Sie im Wesentlichen folgende Schritte:

Raumsuche > Anfrage > Buchung > Änderung

So vereinfacht dargestellt scheint das sehr leicht und schnell vonstatten zu gehen. Aber die Realität zeigt, dass sich dahinter meist ein großer Zeitaufwand verbirgt! Insbesondere die Organisation zusätzlicher Dienstleistungen (wie z. B. Catering, Technik, Bestuhlung etc. ) kann schnell sehr abstimmungsintensiv und zeitraubend sein. Book-IT ermöglicht einen schnellen und zuverlässigen Buchungsprozess, der Ihnen kostbare Zeit spart, da alles zentral in nur einem Tool organisiert wird. Möchten Sie weiter in Ihrer gewohnten Outlook-Umgebung arbeiten können Sie Ihre Raumbuchung mit Outlook erledigen. 

Anbindung verschiedenster Dienstleister und Ressourcen samt verlässlicher Kommunikation

Book-IT unterstützt nicht nur bei der reinen Buchung der Räumlichkeiten sondern auch bei der Einbindung von zusätzlichen Dienstleistern (wie zum Beispiel Catering, Technik) und Ressourcen. Die bei der Buchung beauftragten Services werden direkt an die entsprechenden Dienstleister kommuniziert, sodass alle Beteiligten Ihren Arbeitsauftrag kennen und zeitgerecht erbringen können. Selbstverständlich können Dienstleistungen auch an ein beliebiges Büro geliefert oder im Foyer bereitgestellt werden. Die Abrechnung wird über ein Zusatzmodul unterstützt: Abrechnungsdateien werden erzeugt und automatisiert zum Import an ein Abrechnungssystem übergeben.

Senkung der Raumbuchungskosten

Screenshot Raumbuchung Raumsuche Book-IT

Wie funktioniert die Raumsuche?

Viele individuelle Filter- und Suchmöglichkeiten

Book-IT ist darauf ausgelegt Sie bei Ihrer Suche mit den einzelnen Filtern schnell und auf direktem Wege zu einem Ergebnis zu führen. Selbstverständlich werden die Felder passend für Sie konfiguriert.

  • Raumart (Besprechungsraum, Konferenzraum, etc. )
  • Standort (Länder, Städte, Etagen, etc. )
  • Bestuhlung (Grundbestuhlung, U-Form, etc. )
  • Raumeigenschaften (Beamer, Klima, WLAN, etc. )

Video: Raumbuchung

Raum in unter 1 Minute buchen

Wählen Sie den benötigten Besprechungsraum anhand von anschaulichem Fotomaterial aus und buchen Sie sämtliche Dienstleistungen wie Catering und Technik dazu – professionelle und verlässliche Raumbuchung in unter einer Minute!

Wie buche ich einen Raum?

Direkte Raumbuchung oder Anfrage

Mit Book-IT gibt es zwei  Möglichkeiten der Raumreservierung: Direktbuchung und Raumanfrage. Der Unterschied ist, dass bei der Direktbuchung der Raum umgehend  gebucht werden kann wohingegen bei der Raumanfrage bewusst eine raumverantwortliche Person (Disposition, Vorstandssekretärin etc. ) als Zwischenschritt vor der abschließenden Buchung dazwischengeschaltet wird. Somit können diese Räume vorab nur angefragt werden, was zum Beispiel bei Vorstands- oder Abteilungsbesprechungsräumen oftmals genutzt wird. Erst mit Zustimmung des Raumverantwortlichen können diese Räume gebucht und alle weiteren automatisierten Informationsprozesse angestoßen werden. Sowohl bei der Anfrage und Freigabe als auch bei direkter Buchung werden Sie vom Raumbuchungssystem zuverlässig durch den Prozess geführt. Book-IT wickelt alles Notwendige für Sie ab, informiert alle Beteiligten automatisch und Sie haben sämtliche Details zu Ihren Meetings, Veranstaltungen und Räumen immer in Ihrer Buchungsübersicht zum Einsehen und Überprüfen parat. 

Video: Terminauswahl und Raumbelegung über Kalender

Termin direkt im Kalender auswählen und buchen

Nutzen Sie die übersichtliche Kalenderfunktion in Book-IT um die Verfügbarkeiten der Räume auf einen Blick zu erfassen. Buchen Sie direkt über diesen Dialog den gewünschten Raum inklusive aller notwendigen Services. 

Was muss ich bei einer Buchungs- oder Terminänderung beachten?

Umbuchung jederzeit möglich

Alles ist gebucht, die Teilnehmer haben den Termin zugesagt, der Beamer und sowohl der Kaffee als auch das Essen ist bei den Dienstleistern bestellt. Trotzdem kommt irgendetwas dazwischen und Sie müssen den Termin verlegen? Alles ganz einfach dank Book-IT. Geben Sie die geänderten Daten in Book-IT ein und speichern sie ab. Alle relevanten Personen werden über die Änderung informiert und haben die aktuellen Informationen im jeweiligen Termin aktualisiert verfügbar. Sie profitieren von strukturierten und automatisierten Prozessabläufen. 

Wie wird die Raumauslastung bei der Raumbuchung berücksichtigt?

Raumbuchung und Flächenauslastung in Einklang

    Eine freie Auswahl der Besprechungsräume erzeugt ggf. Lücken zwischen den Buchungen, sodass keine hohe Auslastung gewährleistet ist. Das Modul Intellibook bucht für Besprechungen automatisch den richtigen Raum unter den Gesichtspunkten der bestmöglichen Auslastung und nach Ihren Unternehmensrichtlinien. Dadurch wird die optimale Auslastung gewährleistet.

    Videos

    Serienbuchung

    Stornierung Serienbuchung

    Raumbuchung unter 1 Minute

    Raumbuchung mit Book-IT spart Zeit

    Buchen Sie einen Raum inkl. Catering und Technik in unter einer Minute!

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