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Einfache und flexible Raumbuchung mit Microsoft Outlook und Microsoft Exchange dank Book-IT Outlook Add-In

Nützliche Zusatzfunktionen ergänzen die Outlook Standardfunktionen

Wenn Sie mit Outlook an die Grenzen Ihrer Buchungsmöglichkeiten und Raumkapazitäten kommen, ist das Book-IT Outlook Add-In genau das Richtige für Sie. In gewohnter Arbeitsumgebung können Sie...

  • ... Räume nicht nur buchen, sondern auch bewirtschaften.
  • ... Verschiedene Dienstleistungen (Catering, Technik, Bestuhlung, Reinigungsservice etc.) über mehrere Anbieter hinweg direkt buchen.
  • ... Im Falle einer Veranstaltungsabsage automatisch sämtliche Dienstleistungen stornieren.
  • ... Externe Teilnehmer einladen und am Empfang anmelden.
  • ... Besucherparkplätze reservieren.
  • ... Flächenauslastung über Intellibook optimieren.
  • ... Elektronische Besucherausweise sowie elektronische Schilder vollautomatisch bestücken.

Wie werden die Daten aus Exchange übernommen? 

Einzigartige Migrationstechnik auf Knopfdruck

Bei der Installation werden sämtliche Buchungen aus Outlook ausgelesen und vollautomatisch übernommen. Die Datenübernahme erfolgt sobald Ihr Exchange Server mit unserer Raumverwaltungssoftware verbunden wird. Die beiden Systeme tauschen die Daten permanent aus und Ihre Informationen sind stets synchron. Das Outlook Add-In ist Office 365 ready, unterstützt alle Mobilitätsanforderungen und kann mit einem gehosteten Exchange Server arbeiten.

Raumbuchung im Outlook Kalender

Wie werden die Kalendereinträge angezeigt?

Automatischer Datenabgleich in nur EINEM Kalender

Sämtliche Termine und Buchungen werden Ihnen in nur EINEM Kalender angezeigt, sodass Sie stets die größtmögliche Transparenz erhalten und alles auf einen Blick sehen. Sie müssen nicht zwischen mehreren Systemen hin und her wechseln, sondern sehen alle Termine komfortabel und übersichtlich in einem Kalender.

Wie sieht die Einbindung der Outlook Raumbuchung aus?

Integration von 2 Buttons: "Raumsuche starten" & "Dienstleistungen bearbeiten"

Nach Installation des Outlook Add-Ins von Book-IT erscheinen im Kalender zwei weitere Buttons: „Raumsuche starten“ und „Dienstleistungen bearbeiten“. Das ist die einzige Änderung. Über diese Felder können alle berechtigten Nutzer einfach und bequem die gewünschte Buchung vornehmen – ohne in Book-IT selbst wechseln zu müssen. 

Raumbuchung Outlook
Integration von 2 Raumbuchungs-Buttons
Integration von 2 Raumbuchungs-Buttons
Raumsuche mit Outlook Raumbuchung
Raumsuche mit Outlook
Dienstleistungen über Outlook buchen
Dienstleistungen über Outlook buchen

Wie profitieren Sie vom Outlook-Add In?

Prozesse werden vereinfacht und Ressourcen optimal genutzt

Doppelbuchungen vermeiden

da Book-IT diese nicht zulässt

Unnötige Leerstände verhindern

da Book-IT im Hintergrund Mechanismen zur optimalen Raumauslastung anstößt

Buchungsprozess beschleunigen

durch einfache und verlässliche Buchungen Kosten und Zeit sparen

Arbeiten im gewohnten Umfeld

Viele zusätzliche Book-IT Funktionen intuitiv in Outlook nutzen

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