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Binden Sie unterschiedliche Dienstleister & deren Leistungen sehr einfach ein

Dienstleister und das buchbare Angebot individuell konfigurieren

Nachdem Sie Ihre unterschiedlichen Dienstleister mit den jeweiligen Artikeln im Raumbuchungssystem Book-IT eingepflegt haben stehen sie für Buchungen bereit. Die Pflege und Aktualisierung können Sie jederzeit selbst im Administrationsbereich durchführen. Als Administrator haben Sie den Gesamtüberblick über die Dienstleister und das buchbare Angebot. Die Nutzer können nur die einzelnen verfügbaren Artikel einsehen und nach Bedarf auswählen. 

Strukturierte Kommunikation – alle Beteiligten sind stets bestens informiert

Der Administrationsbereich im Raumbuchungssystem Book-IT bietet die Möglichkeit zu bestimmen wer zu welchem Zeitpunkt welche Informationen erhält um einen funktionierenden Prozessablauf zu gewährleisten. Zu diesem Zweck definieren Sie E-Mail Inhalte (Auto-Event Mailer) und teilen sie den zugehörigen Prozessschritten zu. Die E-Mails werden dann automatisiert zum angegebenen Zeitpunkt versendet. Das System übernimmt den Informationsfluss an die prozessbeteiligten Personen, was dem Buchenden viel Abstimmungsaufwand und Zeit erspart. Die Dienstleister sind frühzeitig informiert und können eigenständig auf ihre Bereiche im System zugreifen und die benötigten Informationen entnehmen.

Transparente Angaben zu Dienstleister und Angebot

Dienstleisterinformationen werden in den Stammdaten verwaltet

Allgemeine Dienstleisterangaben

  • Kontaktdaten (Unternehmen, Adresse, Ansprechpartner)
  • Verantwortliche Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen
  • Individuelle Angaben (Rüstzeiten, Servicezeiten, Bereitstellungszeiten, Arbeitszeiten, Vorlaufzeiten, etc.)

Buchbares Angebot inklusive Kosten

  • Catering
  • Artikel ohne Mengenbeschränkung (z. B. Schreibblöcke)
  • Produkte mit Mengenbeschränkung (z. B. Beamer)
  • Dienstleistungen (z. B. Servicepersonal oder Techniker)

Sie können auch differenzieren ob es sich um Mietprodukte oder eigene Artikel handelt, da hinter jedem einzelnen ein Kostenfaktor angefügt wird um die nachfolgende Abrechnung vornehmen zu können. 

Ort der Dienstleistungserbringung

Dienstleistungen direkt am Raum oder auch unabhängig davon buchen

In einem übersichtlichen Buchungsprozess werden die Anwender durch die Dienstleistungsbuchungen geführt. Die Leistung kann zur Selbstabholung, als Lieferung an einen Arbeitsplatz oder an einen Besprechungsraum gebucht werden. All das ist übersichtlich in Book-IT hinterlegt. Die Orte, zu welchen eine Dienstleistung gebucht werden kann, werden im Administrationsbereich definiert.  

Durchgängige Transparenz für den Dienstleister

Alle Buchungen und Umbuchungen im Überblick

Da die Dienstleister Zugang zum Dienstleisterbereich in Book-IT erhalten, generieren sie ihre Packlisten, Bestellübersichten oder auch ihren Auftragskalender selbst. Dadurch haben sie immer die aktuellen Buchungsinformationen für einen frei wählbaren Zeitraum zur Verfügung. Bei Umbuchungen werden sie ohnehin automatisch durch den Auto-Event Mailer informiert und können darauf reagieren. So sind die Dienstleister sehr flexibel und können sich Ihre Arbeitsabläufe optimal gestalten. Was der Dienstleister sehen kann definieren Sie vorab im System. 

Buchungen der Dienstleister im Überblick

Abrechnung 

Book-IT unterstützt Sie bei Ihrer Abrechnung

Um bei den zahlreichen Buchungen den Überblick zu behalten ist Book-IT das optimale Werkzeug für Sie. Alle relevanten Informationen werden hier hinterlegt und können durch die zahlreichen Export-Funktionen in dem Statistik- und Auswertungsmodul unkompliziert weiterverwendet werden. Sowohl Kostenreports als auch Mengenreports erleichtern die Aufwände Ihrer Rechnungsabteilung enorm. Wenn Sie in Ihrer Firma SAP nutzen, kommt Ihnen unsere dazugehörige SAP-Anbindung sicherlich zu Gute. Mit Hilfe einer .csv Datei, die an Ihr SAP-System weitergegeben wird, werden die Daten spielend einfach in Ihre Abrechnungssoftware importiert. 

Videos

Erstellung einer Lieferliste

Erstellung eines Lieferauftrags

Perfekte Dienstleistungserbringung

Standardisierte Bestellvorgänge und automatisierte Kommunikation ermöglichen den Dienstleistern eine perfekte Leistungserbringung zur Zufriedenheit aller.

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