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Nutzung der Raumkapazitäten bei bestmöglicher Auslastung

Profitieren Sie von ca. 40 % mehr Raumverfügbarkeiten

In Unternehmen kommt es häufig vor, dass reservierte Räume nicht genutzt werden. Das kostet Geld und wertvolle Raumkapazitäten bleiben ungenutzt. Nach unseren Erkenntnissen beläuft sich die No-Show-Rate – sprich, der Raum ist gebucht, aber niemand kommt – in Unternehmen auf ca. 40 %.
Um diese unzufriedenstellende Situation zu verbessern, haben wir ein Check-In/Check-Out Verfahren entwickelt, damit die Räume bestmöglich ausgelastet und nicht unnötig blockiert werden. Die No-Show-Rate kann damit auf unter 2 % gesenkt werden, sodass wertvolle Ressourcen sinnvoll zur Verfügung stehen und Kosten gespart werden können. Eine Investition in elektronische Türschilder mit Check-In/Check-Out Funktionalität zahlt sich zum Beispiel bereits unter einem Jahr aus.

Check-In/Check-Out – Was ist das?

Check-In/Check-Out bedeutet, dass ein im Vorfeld gebuchter Raum beim Betreten zu Meetingbeginn bestätigt wird bzw. direkt vor Ort gebucht, storniert oder umgebucht werden kann, ohne das Raumbuchungssystem öffnen zu müssen. Genau an diesem Punkt können Zeit, Ressourcen und somit auch Kosten eingespart werden, da dadurch Räumlichkeiten effizient genutzt und ausgelastet werden.

Mehr Raumverfügbarkeiten

Wie funktioniert die Check-In/Check-Out Funktion?

Check-In / Check-Out per Touch Display

Der Meeting-Organisator bzw. der Meeting-Teilnehmer geht zum gebuchten Raum, der mit einem elektronischen Türschild (Touch-Bildschirm) ausgestattet ist und klickt "Jetzt buchen". Somit ist der Raum vergeben und das geplante Meeting kann stattfinden. Falls der Check-In nicht genutzt wird, wird der Raum 20 Minuten (Zeit ist frei definierbar) nach geplantem Beginn des Meetings wieder im System freigegeben. Falls eine Besprechung früher als vorgesehen endet, kann der Raum über die Check-Out-Funktionalität wieder freigegeben werden. Ist ein Raum belegt wird das auf dem Schild angezeigt und mit einem roten Licht hinterlegt.

Raumbuchung über QR Code

funktioniert Check-In/ Check-Out auch ohne Touch Display?

Alternative Check-In-Möglichkeiten

Alternativ zum elektronischen Touch-Türdisplay kann die Check-In/Check-Out Funktionalität auch mit Hilfe folgender Instrumente angewendet werden:

  • QR-Code auf digitalem Türschild, der mit dem Handy abfotografiert werden kann
  • Schalter in den Räumlichkeiten, der durch Klick aktiviert wird
  • Funk-Präsenzmelder, der auf Bewegung reagiert
  • Check-In auf Website

Sie sind unschlüssig welche Variante für Sie die passende ist? Sprechen Sie uns an, wir beraten Sie gerne. 

Wie spare ich Raumkapazitäten ein?

Freigabemechanismus bei fehlendem Check-In

Durch das Check-In / Check-Out Verfahren werden unnötig gebuchte Ressourcen kurzfristig wieder verfügbar, sofern der Raum nach einem definierten Zeitraum nicht eingecheckt wurde. Am Besprechungsraum selbst sieht man die aktuelle Belegung und kann sofort einchecken und ihn belegen. Zudem werden sowohl die Buchungs- als auch die Anwesenheitszeiten im Raumverwaltungssystem hinterlegt. Dadurch hat man einen Überblick über die No-Show Rate und kann gezielte Optimierungen vornehmen.

 

 

Wann ist Check-In/Check-Out besonders hilfreich?

Optimal bei kurzfristigen Besprechungen und Serienbuchungen

Bei spontanen Meetings kann mittels Check-In/Check-Out Verfahren ein leerstehender Raum schnell und direkt vor Ort belegt werden. 
Vor allem Serienbuchungen fallen erfahrungsgemäß häufig aus und erzeugen ungewollte Leerstände. Durch die Check-In Funktion werden selbst Serienbuchungen nach wiederholtem Erscheinen und einer mahnenden E-Mail an den Veranstalter automatisch gelöscht.
Diese Funktion hat sich in den meisten Unternehmen als sehr hilfreich erwiesen und wird von den Nutzern stark befürwortet, da wieder deutlich mehr Raumressourcen zur Verfügung stehen.

 

Welchen Mehrwert bietet elektronische Beschilderung?

Optimale Wegeleitung

Nicht nur eine Check-In/Check-Out Funktion lässt sich mit einer digitalen Beschilderung problemlos einbinden. Auch Ihre Mitarbeiter oder externen Besucher werden es Ihnen danken, wenn sie optimal durch Ihre Räumlichkeiten geführt werden. Informieren Sie sich über unser Angebot an digitalen Beschilderungen und überzeugen Sie sich selbst von den positiven Effekten.

Check-In/Check-Out spart Kosten

Nutzen Sie Ihre Raumkapazitäten und profitieren von ca. 40 % mehr Raumverfügbarkeiten!

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